O czym pamiętać przy organizacji konferencji?

Konferencje niezależnie od swojej tematyki oraz celu, rządzą się swoimi prawami. Nawet najbardziej interesująca, może nie odnieść sukcesu, jeśli pominiemy kilka ważnych elementów. Jak dobrze zorganizować konferencję, by była efektywna zarówno dla organizatorów, jak i uczestników? Poniżej opiszemy priorytety, na których skupiamy się jako agencja eventowa.

Dobrze przemyślany plan

Zajmując się takim wydarzeniem jak konferencja firmowa, oczywiste jest, że zaczynamy od dobrego planu. Po pierwsze – potrzebujemy wystarczająco dużo czasu, by dopiąć wszystko na ostatni guzik. Naszym zamierzeniem jest, by całokształt konferencji prezentował się profesjonalnie. Z im większym wyprzedzeniem zgłosić się do nas, tym precyzyjniej możemy wszystko zaplanować. Jednakże nie ma dla nas rzeczy niemożliwych. Staniemy na wysokości zadania nawet gdy deadline jest tuż tuż. Podchodzimy do wszystkiego kreatywnie i niesztampowo, dlatego nasza agencja eventowa dostarczy Ci oryginalną koncepcję & scenariusz eventu – dopasowany do grupy.

Szczegółowe punkty, które omawiamy z klientami, kiedy organizujemy konferencję:

Budżet – Najważniejszy element wszystkich naszych planów. Od niego zależy, na co możemy sobie pozwolić podczas tworzenia koncepcji wydarzenia, jakie elementy zorganizować dodatkowo oraz co możemy zapewnić uczestnikom konferencji.
Data i czas trwania konferencji – Niezależnie czy nasz event będzie jednodniowy czy dłuższy, dopasujemy wszystkie spotkania i warsztaty do ilości czasu.
Miejsce wydarzenia oraz rodzaj zakwaterowania – Jeśli konferencja potrwa dłużej niż jeden dzień, nasza firma dobierze najbardziej odpowiedni hotel z noclegiem do Twoich wymagań. Miejsce, które będzie miało zarówno piękną i pojemną salę konferencyjną, jak również malownicze otoczenie, które pomoże się zrelaksować uczestnikom w czasie wolnym.
Liczba uczestników – Ilość osób, która weźmie udział, jest kluczowa. Mamy w swojej ofercie wprowadzenie dodatkowych urozmaiceń oraz zajęć podczas Twojej konferencji firmowej, lecz by idealnie dopasować je do Twoich potrzeb, musimy znać wielkość grupy.
Catering – Nasz team znajduje najlepsze propozycję oraz ich szczegółowe wyceny, byśmy mogli wspólnie wybrać najodpowiedniejszą opcję. Uwzględniamy przy wyborze cateringu wszystkie potrzeby uczestników.
Zajęcia – Merytoryczne warsztaty i spotkania są jedną częścią organizacji konferencji. By nie przeciążyć uczestników, oferujemy dodatkową formę rozrywki oraz zajęć motywujących do dalszych działań. Zespół doświadczonych event managerów zapewni Ci nie tylko osiągnięcie biznesowego celu konferencji, jak również dobrą zabawę i niezapomniane chwile.
Marketing– Reklama, social media – w 2021 są podstawą wszystkich naszych działań. Podczas trwania konferencji oferujemy udokumentowania wszystkich wydarzeń. Co zrobić by uczestnicy zapamiętali Twoją konferencję na dłużej? Upominki firmowe. Wszyscy kochamy, prezenty, dlatego naszą propozycją są firmowe boxy prezentowe dla uczestników. Giftbox z konferencji, nie tylko wpłynie na pozytywne odczucia uczestników, ale także poprzez używanie produktów, Twoja firma zapadnie im w pamięć na dłużej. Nasza marka Box of Stories zapewni Ci kompleksową usługę stworzenia firmowych prezentów – od wyboru produktów po piękne opakowania.

Nasz doświadczony zespół poprzez wiele lat organizacji eventów – zawsze ma w zanadrzu plan B i C. Znajdujemy alternatywy na każdą ewentualność, by Twoja konferencja wypadła jak najlepiej. Właśnie do tego zadań specjalnych, warto wynająć agencję eventowa.

Planujesz konferencję firmową? Dla naszej agencji najważniejsze jest dopasowanie atrakcji eventowych, miejsca do grupy docelowej– tak, aby każdy uczestnik mógł poczuć się pozytywnie zaskoczony, ważny i doceniony! Agencja Bossa Nova Events przygotuje dla Ciebie najlepszą ofertę z dokładnie przemyślanym planem oraz zorganizujemy wyjątkową konferencję firmową dla każdego.